Be part of something bigger—join the growing team at Avance Care and help transform healthcare in North Carolina.

We are a rapidly expanding network of 37 primary care practices serving communities across the Triangle (Raleigh-Durham-Chapel Hill), Charlotte, and Wilmington.

At Avance Care, we are dedicated to redefining the standard of healthcare by delivering accessible, high-quality, and compassionate care. As one of the state’s largest independent primary care networks, we offer comprehensive services that support the physical, mental, and emotional well-being of every patient we serve.

We are seeking a dependable and dedicated candidate with proven leadership skills to join our team as an Office Manager. This is a full-time position, Monday through Friday, with occasional after-hours availability needed.

Selected Responsibilities:

• Comprehensive oversight of clinic operations, ensuring the satisfaction of patients, staff, and providers
• Supervises all staff daily to ensure proper procedures are followed
• Interviews, trains, counsels, coaches, disciplines, and terminates employees as necessary
• Creates schedules and staff rotations
• Coordinates coverage for all employees during callouts and emergency situations
• Oversees vacation requests and ensures continuous shift coverage
• Reviews and authorizes payroll to ensure accuracy and timely processing
• Oversees accounts payable, reviews payroll reports, and assists in the preparation and review of financial statements
• Conducts annual performance reviews and monthly check-ins with staff
• Leads staff meetings to share updates and communicate company-wide initiatives
• Advises the practice owner on all non-routine operational matters, including significant progress or potential issues
• Addresses patient complaints promptly with tact and compassion, escalating when necessary
• Handles employee complaints in a timely and appropriate manner, escalating when needed
• Ensures HIPAA and OSHA compliance at all times
• Interacts with vendors, suppliers, and service providers as needed
• Orders and maintains inventory of medical, office, and vaccine supplies
• Oversees practice maintenance, including repairs, equipment servicing, and contract management for preventative maintenance
• Performs weekly bank deposits
• Ensures proper front-end collections, including deductibles, co-pays, co-insurance, and outstanding patient balances

Ideal candidates will have a relevant degree, at least 3 years of experience in medical office supervision, and preferably hold a certification such as Emergency Medical Technician (EMT – Basic), Licensed Practical Nurse (LPN), Graduate of a Medical Assisting Program (MA), or Certified Medical Assistant (CMA).

Other Priorities:

• Collaborative team player with strong interpersonal skills
• Excellent multitasking, problem-solving, and adaptability skills
• Strong project management abilities and attention to detail
• Highly proficient in Microsoft Office applications, including Word, Excel, and PowerPoint
• Effective time management and workload prioritization
• Ability to inspire, motivate, and lead a team
• QuickBooks experience strongly preferred
• Experience with eClinicalWorks (eCW) or Epic is preferred

Ready to make a difference in healthcare? Join our growing team—submit your resume today and be part of the change in North Carolina.

Avance Care provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to religion, race, creed, color, sex, sexual orientation, gender identification, alienage or citizenship status, national origin, age, marital status, pregnancy, disability, veteran or military status, predisposing genetic characteristics or any other characteristic protected by applicable federal, state or local law.